To moim zdaniem zdecydowanie najtrudniejszy element całej układanki. Potencjalny onboarding wiąże się zawsze z pewnym ryzykiem. Trzeba się dotrzeć i wyznaczyć klarowne, jasne cele do realizacji. Brak wyznaczonych tzw. KPI zwykle kończy się błyskawicznym końcem współpracy. Żadna ze stron przecież tego nie chce, dlatego istotne są tak „proste” rzeczy jak wypełnienie briefu, poznanie zespołów, przygotowanie plików bazowych (księga znaku, szablony czy uspójnienie strategii mediów społecznościowych z marketingiem firmy). To właśnie tu prowadzimy ten proces, który zbliżony jest do końcowego etapu rekrutacji – uczymy się i poznajemy wzajemne narzędzia. Moim zdaniem trzeba tu być elastycznym i trzeba rozumieć, że jeśli firma A korzysta z Trello, to nie wypada dodawać jej Asany, Slacka i Basecamp. Nikt nie ma na to czasu. To kłopot dla agencji (samemu mam sześć takich zakładek), ale to my jesteśmy tutaj, by pomóc Tobie – nie na odwrót.
Gdy już w 2011 roku szykowałem się do otwarcia Mediagnozy, sytuacja rynkowa była skrajnie inna. Media społecznościowe działały w sposób mocno ad hoc, dlatego strategie komunikacji czy spójność z ogólnym planem działań nie istniały (oczywiście nie zawsze, ale nawet u korporacji widziałem to na co dzień). Wrzucało się kotki, a potem kolejne.
Obecnie wygląda to… cóż, zgoła inaczej. Po pierwsze, strategia social media musi być spójna ze strategią ogólną firmy. Gdy podmiot nie jest jeszcze tak duży, by generować tak skomplikowane i duże pliki, to właśnie my pomagamy przy ich tworzeniu. To agencja, tu Mediagnoza, pomaga we właściwym wejściu w internet. Na tym etapie analizuje się potencjalny język komunikacji, archetypy, persony, lejki sprzedażowe i właściwie wszystko to, co składa się na ogólny obraz spójnego planu działań. Nie ignorujcie tego, bo przy połączeniu z brakiem KPI (patrz pkt. 1) otrzymujemy prawdziwą tykającą bombę, której lont nigdy nie pali się dłużej, niż parę miesięcy. Miesięcy straconych, z przepalonym budżetem i siwymi włosami na głowie.
Kiedy wiemy już, jak wygląda firma i jaki przyjmujemy plan działań, należy opracować dla klienta przyjazny i trafny harmonogram. Z jednej strony musi on być zgodny z wytycznymi, z drugiej zaś powinien polegać na wiedzy eksperckiej. My harmonogram tworzymy na podstawie Excela, do którego 24/7 klient ma dostęp. To właśnie tam trafiają wszystkie potencjalne publikacje czy dark posty (kampanie reklamowe, które nie są widoczne na stronie firmowej). Taki harmonogram pozwala rozpisać dokładnie datę publikacji, treść, zaproponować grafikę, jej format czy budżet. To bardzo poważne uproszczenie i wygoda, ponieważ dzięki temu ryzyko wypuszczenia chochlika jest minimalne.
Warto wziąć tu pod uwagę, że taki harmonogram powinien mieć nie tylko przypisanego opiekuna marki, ale też edytora tekstu czy innych specjalistów, którzy czuwają nad poprawnością treści. To także miejsce, w którym klient może zostawiać swoje komentarze i oznaczać nas, byśmy zawsze byli na bieżąco.
Uwaga: doskonałym wsparciem harmonogramu będą programy monitorujące działania zespołu, czyli te popularne w ostatnich latach CRM-y. Dla małych zespołów, jak nasz, doskonale sprawdza się Asana, aczkolwiek jej pakiety płatne nie należą do najtańszych.
Tutaj możemy się lekko pokłócić, bowiem znam już dziesiątki przypadków, w których klienci nie są zainteresowani raportami. Managerowie rzadko mają czas, by czytać obszerne wyjaśnienia. To pewnego rodzaju problem, ale prawda jest taka, że raportowanie służy i pomaga obu stronom. Jeśli widzimy w danym okresie spadki, warto o nich wiedzieć (w drugą stronę również).
W Mediagnozie raportujemy w systemie miesięcznym i dbamy o to, by dokładnie sprawdzić i zweryfikować wszystkie dane. W praktyce pozwala nam to ocenić skuteczność formatów grafik, dni i godzin publikacji. Daje nam też pełen przekrój przez liczby związane z kampaniami – czy optymalizacja się udała, czy dany okres jest odpowiedni, czy warto go wydłużyć lub skrócić. Na podstawie takich badań wysuwaliśmy najważniejsze wnioski np. w stosunku kampanii sprzedażowych czy pozyskania obserwujących na Facebooku i Instagramie.
Jak powinien wyglądać raport, to już kwestia zupełnie inna i powinna być indywidualnie dostosowana do klienta. Ostatecznie, każdy z nich ma tu inne oczekiwania i mierzyć efekty powinno się właśnie w charakterystyczny sposób. Jeśli agencja nie wie, jak to robić lub unika tego, warto potraktować to jako red flaga (czerwona flaga – z ang.).
Jest to element, na który staram się zawsze uczulać, bo to jeden z głównych czynników, dla których firma może z Ciebie zrezygnować. Nawet jeśli osiągasz doskonałe wyniki, to wcale nie oznacza, że druga strona patrzy na Ciebie przychylnie. Jasne, jest spora szansa, że tak właśnie będzie, ale… nie zawsze.
Nie można spłycać rozmów tylko do raportowania (patrz pkt. 4). Ta rozmowa powinna wychodzić naturalnie i wpływać na modyfikacje harmonogramów czy planów działań. Dzięki temu obie strony wiedzą, na czym się stoi. Nie bójcie się zatem rozmawiać i ciągnijcie do klienta. Ostatecznie wydaje się, że lepiej porozmawiać, niż z nadzieją patrzeć w przyszłość, jakby nic się nie działo. W czerwcu 2026 roku „stuknęło” mi 20 lat mojej pracy zawodowej. Nigdy przez ten czas nie spotkałem się z sytuacją, w której zaniechanie kontaktu doprowadziło mnie do czegoś dobrego. Dbajmy o relacje, kultywujmy wymianę zdań i zawsze trzymajmy rękę na pulsie.
Powyżej wymieniam pięć punktów, które w znacznym stopniu wpływać będą na dobrą współpracę z agencją social media. Nie oznacza to jednak, że warto skupić się tylko na tych. Osobiście uważam, że dodać warto także kilka innych czynników. Wykluczę z nich samą sprzedaż bezpośrednio, chociaż to ona jest punktem, na który zwraca się uwagę w pierwszej kolejności. Bez sprzedaży prawie nigdy nie uda się utrzymać relacji i kontraktu. Co jednak warto nadmienić w dalszej kolejności? Oto kilka moich oczek bonusowych:
Te trzy punkty moim zdaniem są znacznie bardziej przydatne, niż posiadane przez agencje certyfikaty czy rekomendacje. Ważne jest także to, by rozmawiać z zespołem wykonawczym. Przegrałem w swoim życiu wiele przetargów, ponieważ brali w nich udział mówcy, którzy potem zwycięskiego klienta przekazywali stażystom. Efektem tego jest ciągła rotacja agencji lub katastrofalne wpadki wizerunkowe, których na pewno dało się uniknąć.
Jak wygląda współpraca z dobrą agencją social media? Taka, w której gra każdy czynnik, a moim zdaniem wygląda tak, że masz pewność, iż po drugiej stronie stoi dedykowany personel, a nie zespół, dla którego jesteś jedną z dwudziestu opcji w Excelu.
Radek Górniak
Właściciel
